E se Sesimbra licenciasse em semanas?What if Sesimbra approved building permits in weeks?

Quando esperar deixa de ser normal

Quem já submeteu um projeto de obras numa câmara municipal conhece o ritual: entrega, espera, pedido de elementos, nova entrega, nova espera. Meses passam entre o primeiro requerimento e a licença na mão. E, do outro lado do balcão, técnicos competentes passam demasiado tempo a procurar processos, a copiar dados entre sistemas e a responder a “em que ponto está o meu pedido?”.

Um concelho como Sesimbra, com forte pressão urbanística e turística, entre a costa e a Arrábida, recebe pedidos que exigem pareceres técnicos, consultas externas e cumprimento de regras ambientais exigentes. O problema raramente é falta de competência: é falta de ferramentas que acompanhem o ritmo.

Este artigo parte de um caso hipotético, mas plausível: o que aconteceria se a Câmara Municipal de Sesimbra usasse uma plataforma low-code para redesenhar os seus serviços, começando pela aprovação de projetos, onde a espera mais pesa no cidadão?

Escrevo a partir da minha experiência como UX/UI Designer na S4 Digital, em projetos de modernização de entidades governamentais no Médio Oriente e de seguradoras, onde processos complexos e dados sensíveis exigem rigor. Uma lição repete-se em todos: digitalizar não é automatizar por automatizar. É repensar a forma como as pessoas se relacionam com a instituição.

Low-code, sem “palavrões”

Low-code é uma forma de criar aplicações e fluxos de trabalho com pouca programação: arrastar componentes, desenhar formulários, definir regras (“ex: se o projeto está em zona REN, pedir parecer XPTO”) e ligar sistemas existentes. O que antes exigia meses de desenvolvimento à medida passa a levar semanas.

Para uma câmara, isto significa três coisas práticas:

• Rapidez: um novo formulário ou circuito de aprovação pode ir para o terreno em dias, não em concursos de anos.
• Proximidade: quem conhece o processo (o técnico, o chefe de divisão) participa diretamente no desenho da solução.
• Integração: a plataforma liga-se ao que já existe (gestão documental, SIG, contabilidade, portal do munícipe) em vez de o substituir.

Mendix (Siemens), OutSystems ou Microsoft Power Apps são exemplos maduros desta abordagem. Mas a ferramenta é só metade da equação. A outra metade é o design da experiência (UX): é ele que traduz regras de negócio e linguagem jurídica em percursos que qualquer pessoa entende.

Quando se desenha um formulário de licenciamento, não se desenha apenas um ecrã. Redesenha-se a relação entre o cidadão e a Câmara. Um bom desenho reduz a ansiedade de quem pede, aumenta a confiança e torna o trabalho interno mais eficiente.

Aprovação de projetos: onde o tempo se perde

O licenciamento urbanístico é o exemplo perfeito. O Simplex Urbanístico veio encurtar prazos e alargar o deferimento tácito, o que aumenta a pressão sobre os serviços: se a câmara não responde a tempo, perde o controlo da decisão. Responder mais depressa deixou de ser só uma questão de qualidade de serviço.

Num processo típico, grande parte do tempo não é análise técnica. É tempo morto:

• processos parados à espera de despacho sem que ninguém seja alertado;
• verificação manual de peças em falta, que só é detetada semanas depois da entrega;
• pareceres internos e externos pedidos por email, sem prazo controlado;
• técnicos a responder a telefonemas sobre o estado do processo.

Com uma plataforma low-code, o mesmo circuito passa a funcionar assim:

1. Submissão guiada online: o formulário adapta-se ao tipo de operação e bloqueia a entrega se faltarem peças obrigatórias.
2. Verificação automática inicial: leitura da documentação, identificação do tipo de processo e localização cruzada com o SIG (PDM, REN, RAN, Parque Natural da Arrábida, orla costeira) e identificação automática dos pareceres necessários.
3. Distribuição inteligente: o processo é atribuído ao técnico certo, com base na especialidade e na carga de trabalho.
4. Pareceres em paralelo: consultas internas e externas enviadas ao mesmo tempo, com prazos contados e alertas antes de expirarem.
5. Despacho e notificação: o decisor vê um resumo pronto; o requerente é notificado em cada etapa e recebe uma estimativa de prazo desde o primeiro dia.

A diferença está na forma: hoje as etapas correm em fila e voltam atrás; com low-code, as falhas são apanhadas à entrada e os pareceres correm ao mesmo tempo.

Na mesma plataforma cabem as tarefas associadas do departamento: vistorias com app móvel no terreno, emissão de alvarás e certidões, cálculo de taxas, autorizações de utilização e gestão de reclamações.

E quando a lei ou os regulamentos mudam, os analistas ajustam as regras na própria plataforma e os designers adaptam os percursos. Os fluxos evoluem com a realidade, sem esperar por um sistema novo.

Fazer mais com as mesmas pessoas

O argumento mais forte do low-code não é tecnológico, é de recursos humanos. As autarquias têm dificuldade em contratar e reter técnicos. Libertar os que existem de trabalho repetitivo é a forma mais rápida de aumentar capacidade.

Há ainda ganhos menos visíveis: menos papel e impressão, menos erros de transcrição, histórico completo de cada decisão (útil em auditorias e contencioso) e dados para planear equipas com base na procura real.

E o investimento pode ser faseado. Começa-se por um processo, mede-se, e alarga-se aos outros serviços: obras particulares, ocupação de via pública, licenças de publicidade, ação social, gestão de ocorrências.

O que muda para o munícipe

Para quem pede uma licença, a diferença sente-se logo: sabe o que tem de entregar antes de entregar, e sabe sempre onde está o seu processo.

O cidadão de hoje não quer apenas acesso. Quer previsibilidade: saber em que fase está o pedido, quanto tempo vai demorar e quem é o responsável.

• Transparência: acompanhamento em tempo real, etapa a etapa, com o técnico responsável identificado e avisos por SMS ou email, como numa encomenda online.
• Menos idas à câmara: submissão, pagamento de taxas, aditamentos e levantamento de documentos, tudo digital.
• Menos pedidos de elementos: a validação na entrega evita o vaivém que hoje atrasa semanas.
• Prazos previsíveis: com pareceres em paralelo e alertas, o tempo de decisão encurta e torna-se estimável.
• Canal único: dúvidas e notificações no mesmo sítio, sem depender de quem atende o telefone.

Para arquitetos, promotores e empresas locais, previsibilidade é dinheiro. Um concelho que licencia depressa e bem torna-se mais atrativo para investir e para viver.

Do lado de dentro, as mesmas notificações alimentam os indicadores de desempenho das equipas. A informação que chega ao munícipe é a mesma que a chefia vê. Quando o cidadão confia no sistema, confia na instituição.

Ninguém fica para trás

Modernizar não pode esquecer quem tem menos literacia digital. Segundo a ANACOM, em 2025, 27,6% da população portuguesa entre os 16 e os 74 anos tinha competências digitais abaixo do nível básico e 10,6% não usava a internet. Os Censos 2021 do INE registam ainda uma taxa de analfabetismo de 3,1%. Somam-se os cidadãos com limitações visuais, motoras ou cognitivas.

Em Sesimbra, como no resto do país, estes não são casos de exceção. São parte essencial do serviço, e o sistema tem de ser desenhado para eles desde o início:

• Canais tradicionais com a mesma eficácia: quem vai ao balcão, telefona ou envia carta entra no mesmo circuito digital. Só muda o ponto de contacto.
• Contacto à escolha do munícipe: carta ou telefone em vez de email, sem perder o acompanhamento do processo.
• Representante autorizado: um familiar ou pessoa de confiança pode ser designado como ponto de contacto, para quem tem menos autonomia.
• Acessibilidade: formulários e portal pensados para leitores de ecrã, letra grande e linguagem simples.

Desenhar para os cidadãos é desenhar para todos, incluindo quem não tem smartphone, email ou internet. É um exercício de empatia e de responsabilidade social, isto significa que a melhoria dos serviços será sempre com consideração por estas pessoas.

Cuidados e primeiros passos

Low-code não é magia. Os riscos são conhecidos e geríveis:

• Digitalizar o caos: automatizar um processo mal desenhado só o torna mais rápido a falhar. Primeiro simplifica-se, depois automatiza-se.
• Aplicações dispersas: sem governação, cada serviço cria a sua solução. É preciso uma equipa de referência e regras comuns.
• Dependência do fornecedor: escolher plataformas com dados exportáveis e integração por padrões abertos.
• Proteção de dados e segurança: RGPD, alojamento dos dados e controlo de acessos definidos desde o início.
• Resistência à mudança: a mudança é cultural antes de ser tecnológica. Começa na liderança, envolve os técnicos no desenho e mostra ganhos rápidos.

Um plano realista em quatro fases:

1. Diagnóstico (1 a 2 meses): mapear o circuito atual do licenciamento e medir tempos reais por etapa.
2. Piloto (3 a 4 meses): começar numa área menos complexa, como gestão de eventos, licenciamentos pontuais ou comunicação institucional, para ganhar maturidade; ou, com mais ambição, num processo de urbanismo de volume alto e complexidade média, como as comunicações prévias.
3. Avaliação: comparar tempos, pedidos de elementos e satisfação antes e depois.
4. Expansão: escalar a mesma plataforma, com método, para áreas de maior densidade regulatória: urbanismo, obras, ambiente e ação social.

O segredo é começar pequeno, mas com propósito: bases sólidas de interoperabilidade, experiência de utilizador e confiança nos dados. Para isso são precisas vontade política, visão estratégica e compromisso orçamental. A tecnologia está pronta.

Conclusões questionáveis: o que este caso ainda tem de provar

Um caso hipotético é feito de suposições. Antes de o levar a sério, vale a pena desafiá-lo com as perguntas que faria a qualquer projeto de UX:

• “A maior parte do tempo é tempo morto.” É plausível, mas não tenho dados que o provem. Validar exige medir o tempo em cada etapa com base nos registos reais dos processos.
• “O fluxo proposto é o certo.” Foi desenhado a partir de um circuito genérico, não do circuito real da câmara. E nem todos os pareceres podem correr em paralelo: alguns dependem de outros.
• “A validação à entrada elimina os pedidos de elementos.” Reduz, não elimina. Um sistema confirma que um documento existe, não que está correto. A análise técnica continua a encontrar falhas de conteúdo.
• “Isto é um problema do cidadão.” Em parte. O risco do deferimento tácito, a retenção de técnicos e os painéis de gestão são problemas da instituição. E, no licenciamento, quem lida com a câmara é quase sempre o arquiteto ou projetista. As dores dele (requisitos pouco claros, critérios diferentes de técnico para técnico) podem pesar mais do que um ecrã de acompanhamento.
• “Low-code é a solução.” Há alternativas óbvias que o texto não afasta: a plataforma eletrónica nacional prevista no Simplex Urbanístico, software municipal já existente no mercado, redesenhar o processo sem tecnologia nova, ou simplesmente reforçar a equipa. O low-code pode ganhar em flexibilidade e integração, mas isso tem de ser demonstrado.

O passo seguinte não é construir. É investigar: entrevistas com técnicos, arquitetos e requerentes, e dados reais de tempos por etapa. Só depois se sabe se este é o problema certo e a solução certa.

Conclusão: começar pequeno, pensar no concelho

Sesimbra tem tudo para ser um exemplo de serviço municipal moderno: um território exigente, que pede decisões rigorosas, e cidadãos e empresas que merecem respostas rápidas. O low-code permite conciliar as duas coisas sem grandes projetos informáticos nem equipas novas.

O primeiro passo é modesto: escolher um processo, medir o antes, construir o depois. Os resultados falam por si, e abrem caminho para o resto da câmara.

Modernizar não é substituir pessoas por sistemas. É dar-lhes ferramentas que automatizam o que é repetitivo, interpretam o que é complexo e explicam o que é opaco. Para que a câmara funcione com a mesma empatia, previsibilidade e clareza de qualquer bom serviço digital, seja no Dubai, em Lisboa ou em Sesimbra.

Nuno Flórido é UX/UI Designer e Design Team Lead na S4 Digital, empresa sediada em Setúbal, com experiência em projetos de transformação digital no setor público e privado a nível internacional. Trabalha com inteligência artificial e metodologias de User Experience desde a fase de descoberta: definir o problema a resolver e fechar uma solução de cada vez.

Notas de edição

Horas de Lisboa.

30 set 202618h44

Edição 1Acrescentada a secção «Conclusões questionáveis», que desafia os pressupostos em que este caso assenta, e um passo seguinte: investigar antes de construir.

Edição 2Versão inglesa revista: o título passou a dizer «building permits», as siglas locais (PDM, REN, RAN) são explicadas por extenso e a ANACOM e o INE são apresentados a quem lê de fora.

Edição 3Os números e as fontes não mudaram.

30 set 202613h41

Publicação inicial, em português e inglês. O diagrama é ilustrativo e não usa dados reais.

When waiting stops being normal

Anyone who has submitted a building project to a city council knows the ritual: submit, wait, a request for more documents, resubmit, wait again. Months pass between the first application and the permit in hand. And on the other side of the counter, skilled staff spend too much time searching for files, copying data between systems and answering “where is my application?”.

A municipality like Sesimbra, under strong development and tourism pressure, between the coast and the Arrábida natural park, receives applications that require technical opinions, external consultations and compliance with demanding environmental rules. The problem is rarely a lack of competence: it is a lack of tools that keep up with the pace.

This article starts from a hypothetical but plausible case: what would happen if Sesimbra City Council used a low-code platform to redesign its services, starting with project approval, where waiting weighs most on citizens?

I write from my experience as a UX/UI Designer at S4 Digital, on modernisation projects for government entities in the Middle East and for insurance companies, where complex processes and sensitive data demand rigour. One lesson repeats itself every time: digitalising is not automating for the sake of automating. It is rethinking how people relate to the institution.

Low-code, without the jargon

Low-code is a way of building applications and workflows with little programming: dragging components, designing forms, defining rules (e.g. “if the project is in a protected ecological zone, request opinion X”) and connecting existing systems. What used to take months of custom development now takes weeks.

For a city council, this means three practical things:

• Speed: a new form or approval workflow can go live in days, not after years of procurement.
• Proximity: the people who know the process (the technician, the head of division) take part directly in designing the solution.
• Integration: the platform connects to what already exists (document management, GIS, accounting, the citizen portal) instead of replacing it.

Mendix (Siemens), OutSystems and Microsoft Power Apps are mature examples of this approach. But the tool is only half the equation. The other half is user experience (UX) design: it translates business rules and legal language into journeys anyone can understand.

When you design a permit application form, you are not just designing a screen. You are redesigning the relationship between the citizen and the Council. Good design reduces the applicant’s anxiety, builds trust and makes internal work more efficient.

Project approval: where time gets lost

Building permits are the perfect example. Portugal’s Urban Planning Simplex reform shortened deadlines and extended tacit approval, which increases the pressure on municipal services: if the council does not respond in time, it loses control of the decision. Responding faster is no longer just a matter of service quality.

In a typical process, most of the time is not technical review. It is dead time:

• files sitting idle awaiting a decision, with no one alerted;
• manual checks for missing documents, only detected weeks after submission;
• internal and external opinions requested by email, with no deadline control;
• staff answering phone calls about the status of applications.

With a low-code platform, the same workflow runs like this:

1. Guided online submission: the form adapts to the type of operation and blocks submission if mandatory documents are missing.
2. Automatic initial check: reading the documents, identifying the type of process and cross-referencing the location with GIS (municipal master plan, ecological and agricultural reserves, the Arrábida Natural Park, coastal zone), automatically identifying the opinions required.
3. Smart assignment: the file goes to the right technician, based on expertise and workload.
4. Parallel reviews: internal and external consultations sent at the same time, with deadlines tracked and alerts before they expire.
5. Decision and notification: the decision-maker sees a ready-made summary; the applicant is notified at every stage and gets an estimated timeline from day one.

The same platform can handle the department’s related tasks: on-site inspections with a mobile app, issuing permits and certificates, calculating fees, occupancy permits and complaint handling.

And when laws or regulations change, analysts adjust the rules in the platform itself and designers adapt the journeys. Workflows evolve with reality, without waiting for a new system.

Doing more with the same people

The strongest argument for low-code is not technological; it is about people. Municipalities struggle to hire and retain technical staff. Freeing those they have from repetitive work is the fastest way to increase capacity.

There are also less visible gains: less paper and printing, fewer transcription errors, a full history of every decision (useful for audits and litigation) and data to plan teams around real demand.

And the investment can be phased. Start with one process, measure it, then extend to other services: private construction works, use of public space, advertising licences, social support, incident management.

What changes for residents

For anyone applying for a permit, the difference is felt immediately: they know what to submit before submitting, and always know where their application stands.

Today’s citizens don’t just want access. They want predictability: knowing what stage their application is at, how long it will take and who is responsible.

• Transparency: real-time tracking, step by step, with the responsible officer identified and SMS or email alerts, like an online order.
• Fewer trips to the council: submission, fee payment, amendments and document collection, all digital.
• Fewer requests for additional documents: validation on submission avoids the back-and-forth that currently costs weeks.
• Predictable timelines: with parallel reviews and alerts, decision time shrinks and becomes estimable.
• A single channel: questions and notifications in one place, without depending on who answers the phone.

For architects, developers and local businesses, predictability is money. A municipality that approves quickly and well becomes more attractive for investing and for living.

On the inside, the same notifications feed the teams’ performance indicators. The information that reaches residents is the same information management sees. When citizens trust the system, they trust the institution.

No one left behind

Modernisation cannot forget those with lower digital literacy. According to ANACOM, Portugal’s communications regulator, in 2025 27.6% of the Portuguese population aged 16 to 74 had below-basic digital skills and 10.6% did not use the internet. The 2021 Census by INE, the national statistics institute, also recorded an illiteracy rate of 3.1%. On top of that, there are citizens with visual, motor or cognitive impairments.

In Sesimbra, as in the rest of the country, these are not exceptions. They are an essential part of the service, and the system must be designed for them from the start:

• Traditional channels, equally effective: whoever comes to the counter, phones or sends a letter enters the same digital workflow. Only the point of contact changes.
• Contact of the resident’s choosing: letter or phone instead of email, without losing track of the application.
• Authorised representative: a family member or trusted person can be designated as the point of contact for those with less autonomy.
• Accessibility: forms and portal designed for screen readers, large text and plain language.

Designing for citizens means designing for everyone, including those without a smartphone, email or internet access. It is an exercise in empathy and social responsibility, which means service improvements will always take these people into account.

Risks and first steps

Low-code is not magic. The risks are well known and manageable:

• Digitalising chaos: automating a badly designed process only makes it fail faster. Simplify first, then automate.
• Scattered applications: without governance, each department builds its own solution. A reference team and common rules are needed.
• Vendor lock-in: choose platforms with exportable data and integration based on open standards.
• Data protection and security: GDPR, data hosting and access control defined from the start.
• Resistance to change: change is cultural before it is technological. It starts with leadership, involves staff in the design and shows quick wins.

A realistic four-phase plan:

1. Diagnosis (1 to 2 months): map the current permit workflow and measure real times at each stage.
2. Pilot (3 to 4 months): start in a less complex area, such as event management, one-off licences or institutional communication, to build maturity; or, more ambitiously, in a high-volume, medium-complexity planning process such as prior notifications.
3. Evaluation: compare times, requests for additional documents and satisfaction, before and after.
4. Expansion: scale the same platform, methodically, to areas with heavier regulation: planning, public works, environment and social support.

The secret is to start small but with purpose: solid foundations of interoperability, user experience and trust in data. That takes political will, strategic vision and budget commitment. The technology is ready.

Questionable takeaways: what this case still has to prove

A hypothetical case is built on assumptions. Before taking it seriously, it is worth challenging it with the questions I would ask of any UX project:

• “Most of the time is dead time.” Plausible, but I have no data to prove it. Validating it means measuring time at each stage from the council’s real case records.
• “The proposed flow is the right one.” It was designed from a generic workflow, not the council’s actual one. And not every review can run in parallel: some depend on others.
• “Validation on submission eliminates requests for more documents.” It reduces them; it doesn’t eliminate them. A system can confirm a document exists, not that it is correct. Technical review will still find content problems.
• “This is a citizen problem.” Partly. Tacit-approval risk, staff retention and management dashboards are the institution’s problems. And in permitting, the person dealing with the council is usually the architect or designer. Their pains (unclear requirements, criteria that vary from one technician to another) may matter more than a tracking screen.
• “Low-code is the answer.” There are obvious alternatives the article doesn’t rule out: the national electronic platform provided for in the Simplex reform, existing municipal software on the market, redesigning the process without new technology, or simply adding staff. Low-code may win on flexibility and integration, but that has to be shown.

The next step is not to build. It is to research: interviews with technicians, architects and applicants, and real data on time per stage. Only then will we know whether this is the right problem and the right solution.

Conclusion: start small, think of the whole municipality

Sesimbra has everything it needs to be an example of a modern municipal service: a demanding territory that calls for rigorous decisions, and citizens and businesses who deserve fast answers. Low-code makes it possible to reconcile both without large IT projects or new teams.

The first step is modest: pick one process, measure the before, build the after. The results speak for themselves, and open the way for the rest of the council.

Modernising is not about replacing people with systems. It is about giving them tools that automate the repetitive, interpret the complex and explain the opaque. So that the council works with the same empathy, predictability and clarity as any good digital service, whether in Dubai, Lisbon or Sesimbra.

Nuno Flórido is a UX/UI Designer and Design Team Lead at S4 Digital, a company based in Setúbal, with experience in digital transformation projects in the public and private sectors internationally. He works with artificial intelligence and User Experience methodologies from the discovery phase: defining the problem to solve and closing one solution at a time.

Edit notes

Lisbon time.

30 Sep 202618:44

Edition 1Added the section “Questionable takeaways”, which challenges the assumptions this case is built on, and a suggested next step: research before building.

Edition 2English version revised: the title now says “building permits”, local acronyms (PDM, REN, RAN) are explained in plain words, and ANACOM and INE are introduced for international readers.

Edition 3The figures and sources are unchanged.

30 Sep 202613:41

Initial publication, in Portuguese and English. The diagram is illustrative and uses no real data.